Consultoría y Gestión Documental
Tratamiento archivístico
Este servicio le permitirá controlar la calidad y la cantidad de la documentación creada por su organización, manteniendo la información de forma útil a sus necesidades, pudiéndola seleccionar de forma eficiente.
La canalización y optimización de los servicios de información, contribuirá a establecer unos cauces regulados y estructurados para el acceso a la información mediante la implementación de principios, prácticas, métodos, técnicas profesionales y contrastadas, así como un número de útiles tecnológicos que le reportarán mas eficiencia, efectividad y economía.
La definición de sus procesos archivísticos proporcionará a su organización una gestión eficaz de la documentación mediante la identificación, clasificación de series documentales, ordenación, descripción, valoración, informatización e instalación de las unidades documentales y la gestión eficaz de los procesos de transferencia de documentación entre las diferentes fases de archivo.
Gestión documental
La gestión documental consiste en el uso de tecnología y procedimientos que permiten una gestión eficaz y rentable y, un acceso unificado y seguro, a información generada y recibida en la organización. Aportando como ventajas significativas:
- Racionalización de los recursos
- Facilidad y agilidad en la recuperación de información
- Disminución de la masa documental
- Aumento de la efectividad y eficiencia administrativa
Esta acción nos permite asesorar al cliente en la toma de decisiones e implementar en cada caso un adecuado y personalizado sistema documental, permitiendo rentabilizar los procesos documentales de su organización.
El conjunto de actuaciones y decisiones específicas, que permitirán coordinar y controlar de forma sistemática todos aquellos aspectos relacionados con la creación, recepción, organización, almacenamiento, preservación, acceso y difusión de los documentos de su organización.
Ofrecemos soluciones de gestión de información destinadas a administrar y proteger todos sus activos de información cumpliendo con la normativa vigente, mediante la aplicación de controlados circuitos de calidad reflejados en las distintas fases de consultoría, organización, planificación, análisis, viabilidad, diseño funcional, procedimientos de integración y migración de la documentación generada por su entidad.
· Agilización del proceso de búsqueda de la información mejorando el servicio al usuario interno y externo.
· Optimización del espacio físico.
· Eliminación del riesgo de pérdida por manipulación y accidentes.
· Respuesta inmediata a los requerimientos de los clientes y usuarios internos y externos.
· Accesos a los documentos rápidos y efectivos.
· Integridad y coherencia en la estructura de la información.
· Optimización de los recursos humanos disponibles para el archivo.
Cualquier organización que invierta en Gestión Documental se asegura una organización sólida que le permitirá generar actividad también en su negocio con solidez. La documentación en las empresas es algo necesario y no debe ser un lastre, sino algo que contribuya y potencie el negocio o servicio.
El suministro de soluciones informáticas adecuadas permite a las organizaciones gestionar de forma autónoma su información. Aseguramos todos los campos claves del proceso, estudiando la aplicación más adecuada para cada entidad, implementando el Sistema, formando a usuarios y administradores y dando apoyo con soporte permanente.
- Almacenamiento de ficheros: Es el sistema el que se ocupa de la localización y traspaso de la información.
- Clases de documentos: Los documentos pueden agruparse mediante clases que pueden ser definidas por el usuario.
- Claves de Indización: Se crean y modifican claves que definen al documento, que se encuentran unidas a él y a su clase (descriptores, propietario, fecha de creación...)
- Acceso a la información: Los usuarios pueden buscar los documentos utilizando descriptores y mediante búsquedas de texto completo.
- Accesos Web por medio de cualquier navegador